Система штрих-кодов и целесообразность ее применения

Любое предприятие розничной торговли в современных условиях стремится как можно более полно удовлетворить потребности своего покупателя. Предоставляя большой выбор товаров высокого качества для персонального выбора покупателем, эта проблема не решается полностью. Следующим ее звеном является качество обслуживания покупателя. Приходя в любой магазин, мы все ожидаем индивидуального внимания и точного и быстрого обслуживания со стороны продавцов.

Обслуживая покупателя, продавец должен быстро и безошибочно определить наименование товара и его стоимость, сосчитать общее количество покупаемого товара и выставить клиенту счет с полной суммой для оплаты товара, не забыть при этом о скидке. Ассортимент современного супермаркета составляет от 5 до 50 тысяч наименований товаров в зависимости от размеров магазина. Управление таким ассортиментом - трудоемкая задача, практически невыполнимая без системы автоматизированного учета и управления.

Точность и скорость обслуживания может быть обеспечена системой штрих-кодов.

"Штриховой код- система условных символов зашифровки информации об основных параметрах продукции (товара) в виде чередующихся темных и светлых полос (штрихов и пробелов) разной ширины. В двухцветных (черно-белых) Ш.к. закодированная информация определяется относительной шириной темных и светлых полос и их сочетаниями, а в многоцветных Ш.к., в которых темные полосы наносятся красителями разных цветов, - цветом штриха или сочетанием цветов двух соседних штрихов. Ш.к. служат для автоматизированного считывания и ввода информации об объекте кодирования в ЭВМ. Ш.к. получили широкое распространение во многих странах как при производстве и продаже товаров, так и в других сферах деятельности - для кодирования книжной продукции, в почтовых ведомствах, для идентификации заготовок деталей и т.д."

Используя технические инструменты по считыванию штрих-кодов - сканеры, продавец в считанные секунды сосчитает товар и выдаст покупателю необходимый чек. При этом товар будет прилежно обработан учетной программой предприятия: товар будет списан из торгового зала, от покупателя оприходованы деньги в кассу предприятия, в отчетах менеджеров появится продажа и сумма маржи по данному товару. На сегодняшний день это уже практическая реальность для многих магазинов.

Однако не только на месте кассира операциониста помогают штрих-коды. Используя маркер кода, можно автоматизировать учет любого движения товара. Владея технологией штрих-кодов, работники склада и продавцы экономят до 60% времени, направленного на документальное оформление движений товара. Кроме того, сводят к нулю проблемы с пересортицей товара. В свою очередь, ревизоры или товарные бухгалтера, производя выборочные инвентаризации, охватывают большее количество номенклатурных единиц товара, затрачивая при этом меньше времени на обработку полученной информации.

Помимо оригинального номера, штрих-коды несут в себе еще и дополнительную информацию. Общепринятые международные стандарты, которые определяют номера штрих-кодов. Ниже приводится таблица кодов (см. таб.1), в которые указаны значения первых цифр кодов, означающих страну происхождения товара. Тем не менее, разные страны имеют свои стандарты штрих-кодов. Например, в Европе применяются коды длиной 13 цифр. В США применяют 16-ти значные номера кодов, в некоторых азиатских - 14.

Таблица 1. Международный стандарт по обозначению стран происхождения товара.

Код	Страна	Код	Страна
00-09	США, Канада	690	Китай
30-37	Франция	70	Норвегия
380	Болгария	729	Израиль
383	Словения	740-745	Гватемала. Сальвадор, Гондурас, Никарагуа, Коста-Рика, Панама
385	Хорватия	746	Доминиканская республика
387	Босния, Герцеговина	750	Мексика
400-440	Германия	759	Венесуэла
45-49	Япония	76	Швейцария
460	Россия	770	Колумбия
471	Тайвань	773	Уругвай
474	Эстония	775	Перу
475	Латвия	777	Боливия
477	Литва	779	Аргентина
479	Шри Ланка	780	Чили
480	Филиппины	784	Парагвай
484	Молдова	786	Эквадор
489	Гонконг	789	Бразилия
50	Великобритани	80-83	Италия
520	Греция	84	Испания
529	Кипр	850	Куба
535	Мальта	858	Словакия
539	Ирландия	859	Чехия
54	Бельгия, Люксембург	860	Югославия
560	Португалия	869	Турция
569	Исландия	87	Нидерланды
57	Дания	880	Южная Корея
590	Польша	885	Таиланд
594	Румыния	888	Сингапур
599	Венгрия	890	Индия
600-601	АР	893	Вьетнам
609	Маврикий	899	Индонезия
611	Марокко	90-91	Австрия
619	Тунис	93	Австралия
64	Финляндия	73	Швеция

Проблемы применения штрих-кодов в системе учета

Однако не так гладко протекают дела в предприятиях, использующих систему штрих-кодов. Практики обнаруживают немало проблем при использовании этой системы.

Первый вопрос, с которым сталкиваются директора магазинов, решивших внедрить систему штрих-кодов, это вопрос использования штрих-кодов изготовителей. Мировая практика давно и надежно внедрила эту систему не только в магазинах, но и на производствах. Система облегчает процесс учета единиц товара и другой продукции. Потому мы, покупатели, сегодня замечаем полоски штрих-кодов практически на всех товарах. Многие продавцы внедряют систему, основанную на использовании оригинальных штрих-кодов производителей. Но, как и ширина рельсов в Европе, стандарты у всех свои. И если предприятие осуществляет продажу импортных товаров, на которых имеются разные системы штрих-кодов, использует свою собственную систему.

Потому возникает второй вопрос - это либо обработка товара по наклеиванию собственных этикеток со штрих-кодом, либо заведение кодов производителей в карточки товара. Первая задача решается быстро на этапе создания кодов в карточке товара при его заведении в систему учета через автоматизацию механизма. Еще можно использовать вариант комбинирования оригинального штрих-кода и внутреннего.

А вот далее встает проблема при наклейке этикетки на товар. Она должна быть наклеена, прикреплена таким образом, чтобы не потеряться в момент транспортировки и хранения товара. Не должна перекрывать оригинальное название товара. И для облегчения поиска этикеток, соответствующих товару и наоборот, целесообразно включать в состав этикетки кроме самого штрих-кода еще и полное наименование товара. При этом, обычно, в номер штрих-кода закладывается внутренний код системы учета этого товара. То есть по комбинации цифр в номере штрих-кода облегчается поиск товара в справочниках номенклатуры системы учета компании. К тому же некоторые этикетки с нанесенным штрих-кодом могут быть испорчены: помяты, испачканы, оторваны. Потому очень целесообразно кроме самого штриха иметь номер кода, внутренний номер кода и полное наименование товара на этикетке товара.

Во втором случае, когда все таки используются коды производителей, возникает вопрос, как занести номер кода. Любой код имеет цифровое значение. То есть занесение кода возможно как в автоматическом варианте - непосредственно считыванием кода с этикетки сканером системы, либо ручное - занесение оператором цифрового значения в соответствующее поле. И в том, и в другом случае налицо так называемый "человеческий" фактор. Потому как бы ни была рутинна эта работа, сотрудник должен иметь соответствующие навыки и быть достаточно ответственным за выполняемую работу. Контроль соответствия кода в карточке товара коду, имеющемуся на товаре, возлагается на работников, проводящих выборочные и сплошные инвентаризации.

Однако, не смотря на всю красоту перспективы автоматизации, считывание автоматом штрих-кода происходит только с подачи человека: работника кассы, продавца и кладовщика. На сегодня многие сканеры имею защиту от "двойного считывания", то есть считывания одного кода дважды. Но тем не менее, существуют широкополосные лазерные сканеры, считывающие код на достаточном расстоянии - 50 и более см. При продаже мелких изделий небрежные продавцы могут допускать ошибку - будет считываться код не того товара, который продается, а находящегося по соседству на полке или столе продавца. Это необходимо иметь ввиду при выборе инструментов и их расположении на рабочем месте. И важно включить пункт по правилам использования сканера штрих-кода продавцом на его рабочем месте.

Пересортица при штрих-кодировании

Несмотря на то, что система штрих-кодов по своей направленности уже является автоматизацией процесса учета, тем не менее участие человека в процессе использования этой системы достаточно велико. И потому человеческий фактор "играет свою роль" в жизни этой системы, приводя к ее болезням. Одно из таких "заболеваний" это пересортица товара.

При использовании своих кодов или кодов изготовителя случаются ошибки, когда наименование, срок годности и другие признаки не полностью соответствуют той информации, что несет в себе штрих-код, нанесенный упаковку или этикетку товара.

Такая пересортица обнаруживается либо при проведении инвентаризаций, либо, что гораздо хуже, при возникновении "непреходящих чеков". То есть, когда распознается код товара, отсутствующего в магазине.

И в том, и в другом случае необходимо провести выборочную инвентаризацию по товарам с данным кодом и данного вида. При этом необходимо отследить движение товара по документам. Скорее всего, если ошибка была не преднамеренной, то обнаружится товар, по которому количественно будет соответствовать недостача.

Хуже, когда это обнаруживается на месте кассира - операциониста, производящего оформление покупки и выписку счета покупателю. В данном случае в счет покупателя будет записан товар, отличающийся от фактически проданного. Если это покупатель заметит сразу, краснеть придется не только кассиру, продавцу, но и администратору магазина. Однако, если такая ошибка останется незамеченной, то покупатель вряд ли сможет вернуть товар в течении двух недель, что отводятся Законом "О защите прав потребителей" для обмена на другую модель. Потому что документы будут расходится с возвращаемым товаром, а исполнительный администратор магазина должен при возвате обратить на это внимание. И случится самое ужасное: покупатель с этого момента станет клиентом вашего конкурента.

Поэтому такая малая и незаметная с первого взгляда ошибка, как несоответствие штрих-кода товару, на котором он наклеен, может иметь достаточно сложные последствия. Метод борьбы с данной ошибкой только один: постоянная профилактика пересортицы.

Профилактика пересортицы по штрих-кодам заключается в сверке соответствия кода на ярлыке товара самому товару, то есть его наименованию, цвету, размеру и единице измерения. Как правило, такие сверки устраивают при проведении выборочных или полных инвентаризаций групп товаров или мест хранения товаров.

Однако профилактика пересортицы должна проводится не только в моменты инвентаризаций. Если коды используются при перемещении товаров, то материально ответственные лица должны выборочно сверять товар по наименованию, размеру, цвету и единице измерения с номенклатурными позициями накладных. Кроме того, продавцы, развешивающие ценники на товары, должны проверить соответствие кода на ценнике коду на этикетке и (или) упаковке товара, а так же соответствие наименования, размера, цвета и единицы измерения. В высокопрофессиональных коллективах продавцов сотрудники постоянно поддерживают эстетичный вид товара, поправляя и сам товар на витрине, вешалке и пр., так и висящие ярлыки, этикетки и ценники. Сверка соответствия содержания ценника этикетке, а так же совпадение штрих-кодов на различных ярлыках товара является в данном случае совершенно нелишним делом.

Инвентаризация и человеческий фактор

Проведение инвентаризации в месте хранения товара процесс достаточно длительный и трудоемкий. Составление и заполнение инвентаризационных описей товаров, дальнейшее их сведение в сличительные ведомости и составление на их основе актов по расхождению остатков проходит достаточно долго и требует немалых людских ресурсов. Закрываются на достаточное количество времени помещения хранения товара, блокируются движения товаров до выяснения результатов инвентаризации. Отвлекаются от текущей работы бухгалтера и материально ответственные лица. При этом допускается немало ошибок как при составлении описи, пересчете товара, внесении данных, так и при сведении полученных результатов. Несмотря на то, что процесс контролируется старшим по проведению инвентаризации, застраховать процесс инвентаризации от человеческих ошибок не возможно, будь то ошибок по невниманию, незнанию, халатности или преднамеренного сговора. Именно это и называется человеческим фактором. Избежать действия человеческого фактора, можно только снизив его роль. То есть через автоматизацию процесса.

Автоматизация инвентаризации складских остатков возможна при применении системы штрих-кодов на предприятии. В этом случае технология проведения инвентаризации значительно меняется. Перед инвентаризацией составляется электронная ведомость остатков товара в месте его хранения. После этого, проверяющий и проверяемый с переносным сканером просчитывают все остатки товара на складе, методом считывания сканером штрих-кода каждой позиции, конечно, если эти позиции не являются рыболовными крючками. Потому что мелкие позиции дешевых товаров эффективнее пересчитывать вручную. После обработки таким образом места хранения товара, можно открывать его для дальнейшего движения товара. А данные переносного сканера тем временем вносятся в базу данных, где в автоматически происходит сопоставление книжных остатков фактическим. И формируется акт по несинхронным позициям, то есть выявляется недостача и излишки товара. Таким образом, время, затрачиваемое на проведение инвентаризации с использованием инструментов штрих-кодов, сокращается в несколько раз по сравнением с обычной инвентаризацией. При этом требуется гораздо меньшее количество персонала, занятого проведением инвентаризации. И самое главное то, что при сокращении времени инвентаризации сокращается и количество ошибок, допускаемых инвентаризующими работниками.

Тем не менее следует обратить внимание, что при проведении инвентаризаций следует предварительно или параллельно провести сверку соответствия штрих-кодов на этикетках товаров самим товарам, на которых прикреплены эти этикетки. Рассмотренный выше вопрос по пересортице товара должен быть в обязательном порядке проконтролирован при проведении инвентаризации, что сведет ошибки проверяющих к нулю. В противном случае достоверность результатов инвентаризации сможет вызвать большие сомнения.